Inventur in der Gastronomie

Viele Gastronomen stellen in Frage, ob sich eine Inventur für ihre Gastronomie lohnt, wo doch einige von ihnen nicht dazu verpflichtet sind. Wir klären auf, wer verpflichtet ist, eine Inventur in seiner Gastronomie durchzuführen, welche Vorteile es für Ihre Warenwirtschaft bietet sowie welche Optionen und Tipps es zur Durchführung in Restaurants gibt.

Bei der Inventur in der Gastronomie werden alle vorhandenen Bestände erfasst. Dabei kann es sich neben einer körperlichen Bestandsaufnahme, die durch messen, zählen oder wiegen erfolgen kann, auch um eine buchmäßige handeln. Die Gastronomie Inventur wird zu einem bestimmten Stichtag durchgeführt, an dem sowohl alle Vermögenswerte als auch die gesamten Schulden Ihres Restaurants ermittelt und dokumentiert werden. Bei dem Ergebnis handelt es sich dann um das sogenannte Inventar. Es ist das Bestandsverzeichnis, in dem Vermögen und Schulden nach Art, Menge und Wert aufgelistet werden. Eine Überprüfung Ihres Inventars kann die Kosten in der Gastro deutlich senken. Doch wie läuft die Inventur in der Gastronomie ab und was müssen Gastronomen beachten?

Hinweis: Laut §240ff HGB sind zwar ausschließlich bilanzierende Unternehmen zur Inventur in der Gastronomie verpflichtet, dennoch bringt sie viele Vorteile:

• Überblick über die vorhandene Ware
• Frühzeitiges Erkennen von Fehlinvestitionen und negativen Entwicklungen bezüglich der Finanzen
• Senkung der Kosten
• Vermeidung von Geldverschwendung

Die Inventur ist ohne Frage von großer Bedeutung für das Gastgewerbe, um sicherzustellen, dass die Verwaltung der Waren reibungslos verläuft. Fehlmengen wirken sich nämlich negativ auf Ihren Umsatz aus. Daher sollten Sie regelmäßig mithilfe einer Gastronomie Inventur Ihre Bestände kontrollieren, um zu verhindern, dass Ihnen Umsatz entgeht. Nutzen Sie die folgenden Tipps und machen sich eine Checkliste, um Ihre Warenwirtschaft bestmöglich im Griff zu haben.

Inventurverfahren in der Gastronomie

Es gibt drei unterschiedliche Inventurverfahren, die Sie in Ihrer gastronomischen Einrichtung anwenden können. Je nach Größe Ihres Betriebes kann es sogar sein, dass Sie alle drei Verfahren benötigen.

Inventurarten in der Gastronomie

Neben den verschiedenen Inventurverfahren gibt es auch drei unterschiedliche Inventurarten, die sich ebenfalls alle miteinander kombinieren lassen.

Hinweis: Die Durchführung der permanenten Inventur ist ausschließlich dann erlaubt, wenn folgende Aspekte erfüllt werden:

1. Lagerbuch und Listen führen
2. Transparente Zu- und Abgänge der Vermögensgegenstände, Nachprüfbarkeit muss gegeben sein
3. Dokumentation von unkontrollierbaren Wertgegenständen ist verboten (z.B. zerbrechliche Ware oder solche, die verderben kann)

Ablauf einer Inventur in der Gastronomie

Zwar müssen nicht bilanzierungspflichtige Unternehmen keine Inventur durchführen, sprich es besteht keine Pflicht, dennoch ist die Durchführung auch für kleinere Betriebe aus dem Gastgewerbe empfehlenswert, um einen Überblick über die Ausgaben zu haben. Unabhängig davon, für welches Verfahren oder welche Art von Inventur Sie sich entscheiden, der Stichtag ist meist der 31.12. jeden Jahres. Jedoch erfolgt die tatsächliche Inventur in der Gastronomie häufig erst einige Tage später, also in den ersten Tagen im neuen Jahr, da zu dieser Zeit in der Gastro häufig Weihnachtsfeiern und Silvesterpartys stattfinden. Bedenken Sie, dass die Inventur in Ihrer Gastronomie durchaus etwas Zeit in Anspruch nimmt. Planen und organisieren Sie deshalb alles sorgfältig und stellen Sie sicher, dass ausreichend Personal für diese stressige Zeit zur Verfügung steht. Ziehen Sie außerdem in Betracht, dass Ihr Betrieb vielleicht vorübergehend geschlossen sein muss, schließlich findet die Inventur in der Gastronomie in der Regel außerhalb der Öffnungszeiten statt. Wichtig ist zudem, dass Sie die Lieferungen am Inventurtag nicht in Ihr Inventar mitaufnehmen.

Nach Abschluss der Inventur deckt sich der Ist-Bestand idealerweise mit dem Soll-Bestand. Ist dies nicht der Fall, muss die Differenz lediglich ausgebucht werden und fließt anschließend in die Gewinn- und Verlustrechnung mit ein.

Bewertung der Gastronomie Inventur

Im Anschluss an die Bestandsaufnahme müssen Sie diese selbstverständlich bewerten. Als Grundlage dienen Ihnen hier die aktuellen Nettoeinkaufspreise. Bitten Sie Ihre Lieferanten vor Ihrer Inventur um eine Übersicht der von Ihnen gekauften Produkte. Dadurch können Sie sich die Prüfung und Bewertung der Bestände deutlich erleichtern.

Inventurliste Gastronomie

Um zu garantieren, dass die Warenwirtschaft in Ihrem Restaurant problemlos funktioniert, haben wir eine Checkliste mit Tipps erstellt, die Sie sicherlich für die Inventur nutzen können.

• Termin: Entscheiden Sie sich für einen festen Termin, um die Inventur in Ihrer Gastronomie frühzeitig planen zu können. Ziehen Sie es in Erwägung, einen Zeitplan und eine Aufgabenverteilung zu erstellen, damit Ihre Mitarbeiter wissen, wer wann was und wo zu erledigen hat.
• Organisation: Nutzen Sie eine Checkliste, um zu verhindern, dass Räume oder Ware bei der Bestandsaufnahme vergessen werden. Gehen Sie daher in Ihrem Restaurant strukturiert vor und arbeiten genau. Bestimmen Sie zudem einen Verantwortlichen aus Ihrem Team, der die Inventur leitet.
• Umsetzung: Vermeiden Sie nach Möglichkeit, dass die Inventur von Personal durchgeführt wird, welches eventuell daran Interesse hat, die Daten zu manipulieren, wie zum Beispiel jemand aus dem Einkauf.

Hinweis: Für eine optimale Warenwirtschaft in Restaurants ist die Lagerhaltung besonders wichtig. Es ist empfehlenswert ein eher kleines Lager zu besitzen, um zu verhindern, dass zu viel Geld an das Lager in Ihrem Restaurant gebunden ist. Finden Sie beim Einkauf das richtige Maß, um eine ausreichende Menge an Zutaten vorrätig zu haben und gleichzeitig nicht zu riskieren, dass die Speisen verderben.

Führen Sie in Ihrer Gastronomie regelmäßig eine Inventur durch oder planen Sie, es zukünftig zu tun? Sparen Sie vielleicht schon deutlich Geld seit Sie die Inventur durchführen und konnten bereits Ihre Kosten senken? Welche Erfahrungen haben Sie mit der Inventur in der Gastronomie gemacht?

     geschrieben von Denise